Code of Conduct

Code of Conduct

BioAmber Inc.

Code of Business Conduct and Ethics

Introduction

Purpose and Scope

The Board of Directors of BioAmber Inc. (together with its subsidiaries, the “Company”) established this Code of Business Conduct and Ethics to aid the Company’s directors, officers, employees and consultants in making ethical and legal decisions when conducting the Company’s business and performing their day-to-day duties.

The Board of Directors has delegated day-to-day responsibility for administering and interpreting the Code to a Compliance Officer. Our Chief Financial Officer has been appointed the Company’s Compliance Officer under this Code. The Board of Directors has delegated to the Nominating and Corporate Governance Committee the responsibility for recommending to the Board of Directors amendments, modifications and/or supplements to this Code for the final approval by the Board of Directors.

The Company expects its directors, officers, employees and consultants to exercise reasonable judgment when conducting the Company’s business. The Company encourages its directors, officers, employees and consultants to refer to this Code frequently to ensure that they are acting within both the letter and the spirit of this Code. The Company also understands that this Code will not contain the answer to every situation you may encounter or every concern you may have about conducting the Company’s business ethically and legally. In these situations, or if you otherwise have questions or concerns about this Code, the Company encourages each officer, employee and consultant to speak with his or her supervisor (if applicable) or, if you are uncomfortable doing that, with the Chief Financial Officer under this Code, or the General Counsel.

Contents of this Code

This Code has two sections which follow this Introduction. The first section, “Standards of Conduct,” contains the actual guidelines that our directors, officers and employees are expected to adhere to in the conduct of the Company’s business. The second section, “Compliance Procedures,” contains specific information about how this Code functions including who administers the Code, who can provide guidance under the Code and how violations may be reported, investigated and punished. This section also contains a discussion about waivers of and amendments to this Code.

A Note About Other Obligations

The Company’s directors, officers, employees and consultants generally have other legal and contractual obligations to the Company. This Code is not intended to reduce or limit the other obligations that you may have to the Company. Instead, the standards in this Code should be viewed as the minimum standards that the Company expects from its directors, officers, employees and consultants in the conduct of the Company’s business.

Standards of Conduct

Occupational Health, Safety & Environment

A core value of the Company is Zero Accidents. The Company commitment is to ensure a safe working environment, which benefits our employees, customers, suppliers, contractors, shareholders, the communities in which we operate and all those affected by the Company’s operations. This commitment includes ensuring that suitable measures are in place to prevent personal injury, illness or environmental incidents. We believe that good risk management practices and systems offer protection for all and make a positive contribution to the success of our business.

Each of us is responsible for taking appropriate steps to:

  • Read and understand the HSE policy;

  • Prevent workplace injury or illness;

  • Contribute to a safe working environment;

  • Work together with his team for developing Health, Safety and Environmental (HSE) arrangements in compliance with the Group’s HSE corporate policy.

We all have a duty to take reasonable care for our own health and safety and for the health and safety of other people affected by our actions. We must all co-operate to enable all statutory duties to be complied with, in line with our aim of achieving operational excellence through continuous improvement.

Other Company Policies

The Company has other Policies in place to address standards of behaviour at work (Alcohol and Drug Use, Harassment Prevention and others policies initiated by the Company). This Code or the Policies are not intended to reduce or limit the other obligations set forth by either the Code or the Policies. Instead the standards in the code and the policies should be viewed as the minimum standards that the Company expects from its directors, officers, employees and consultants.

The policies must be followed by the directors, officers, employees and consultants where appropriate. You are required to understand all the obligations and responsibilities under each principle and provisions set forth by the policies. Furthermore, you are responsible to read and to understand any revised version of the policies.

Conflicts of Interest

The Company recognizes and respects the right of its directors, officers, employees and consultants to engage in outside activities which they may deem proper and desirable, provided that these activities do not impair or interfere with the performance of their duties to the Company or their ability to act in the Company’s best interests. In most, if not all, cases this will mean that our directors, officers, employees and consultants must avoid situations that present a potential or actual conflict between their personal interests and the Company’s interests.

A “conflict of interest” occurs when a director’s, officer’s, employee’s or consultant’s personal interest interferes with the Company’s interests. Conflicts of interest may arise in many situations. For example, conflicts of interest can arise when a director, officer, employee or consultant takes an action or has an outside interest, responsibility or obligation that may make it difficult for him or her to perform the responsibilities of his or her position objectively and/or effectively in the Company’s best interests. Conflicts of interest may also occur when a director, officer, employee or consultant or his or her immediate family member receives some personal benefit (whether improper or not) as a result of the director’s, officer’s, employee’s or consultant’s position with the Company. Each individual’s situation is different and in evaluating his or her own situation, a director, officer, employee or consultant will have to consider many factors.

Any transaction or relationship that reasonably could be expected to give rise to a conflict of interest should be reported promptly to the Chief Financial Officer. The Chief Financial Officer may notify the Board of Directors or a committee thereof, as he or she deems appropriate. Actual or potential conflicts of interest involving a director, officer or member of the legal department should be disclosed directly to the Chairman of the Board of Directors.

Compliance with Laws, Rules and Regulations

The Company seeks to conduct its business in compliance with both the letter and the spirit of applicable laws, rules and regulations. No director, officer, employee or consultant shall engage in any unlawful activity in conducting the Company’s business or in performing his or her day-to-day company duties, nor shall any director, officer, employee or consultant instruct others to do so.

Protection and Proper Use of the Company’s Assets

Loss, theft and misuse of the Company’s assets has a direct impact on the Company’s business and its profitability. Employees, officers, directors and consultants are expected to protect the Company’s assets that are entrusted to them and to protect the Company’s assets in general.

Corporate Opportunities

Employees, officers, directors and consultants owe a duty to the Company to advance its legitimate business interests when the opportunity to do so arises. Each employee, officer, director and consultant is prohibited from:

  • diverting to himself or herself or to others any opportunities that are discovered through the use of the Company’s property or information or solely as a result of his or her position with the Company, unless such corporate opportunity is presented to and rejected by the Board;

  • using the Company’s property or information or his or her position for improper personal gain; or

  • competing with the Company.

Fair Dealing

Competing vigorously, yet lawfully, with competitors and establishing advantageous, but fair, business relationships with customers and suppliers is a part of the foundation for long-term success. However, unlawful and unethical conduct, which may lead to short-term gains, may damage a company’s reputation and long-term business prospects. Accordingly, it is the Company’s policy that directors, officers, employees and consultants must endeavor to deal ethically and lawfully with the Company’s customers, suppliers, competitors and employees in all business dealings on the Company’s behalf. No director, officer, employee or consultant should take unfair advantage of another person in business dealings on the Company’s behalf through the abuse of privileged or confidential information or through improper manipulation, concealment or misrepresentation of material facts. Moreover, all directors, officers, employees and consultants must comply with the antitrust, unfair competition and trade regulation laws of the United States and all of the other countries in which the Company does business.

Accuracy of Records

The integrity, reliability and accuracy in all material respects of the Company’s books, records and financial statements is fundamental to the Company’s continued and future business success. No director, officer, employee or consultant may cause the Company to enter into a transaction with the intent to document or record it in a deceptive or unlawful manner. In addition, no director, officer, employee or consultant may create any false or artificial documentation or book entry for any transaction entered into by the Company. Similarly, officers, employees and consultants who have responsibility for accounting and financial reporting matters have a responsibility to accurately record all funds, assets and transactions on the Company’s books and records.

Quality of Public Disclosures

The Company is committed to providing its shareholders with complete and accurate information about its financial condition and results of operations as required by the securities laws of the United States. It is the Company’s policy that the reports and documents it files with or submits to the Securities and Exchange Commission, and its earnings releases and similar public communications made by the Company, include fair, timely and understandable disclosure. Officers, employees and consultants who are responsible for these filings and disclosures, including the Company’s principal executive, financial and accounting officers, must use reasonable judgment and perform their responsibilities honestly, ethically and objectively in order to ensure that this disclosure policy is fulfilled. The Company’s Disclosure Committee is primarily responsible for monitoring the Company’s public disclosure.

Insider Trading

Directors, officers, employees and consultants who have access to confidential information are not permitted to use or share that information for stock trading purposes or for any other purpose except the conduct of our business. All non-public information about the Company should be considered confidential information. To use non- public information for personal financial benefit or to "tip" others who might make an investment decision on the basis of this information is not only unethical but also illegal. In order to assist with compliance with laws against insider trading, the Company has adopted policies and procedures governing trading in securities of the Company by the Company’s directors, executives, employees and consultants. These policies and procedures have been distributed to every director, officer, employee and consultant. If you have any questions, please consult the Company’s Chief Financial Officer or General Counsel.

Confidentiality

Confidential information generated and gathered in the Company’s business plays a vital role in the Company’s business, prospects and ability to compete. Directors, officers, employees and consultants must maintain the confidentiality of confidential information entrusted to them by the Company or its partners, customers, vendors and suppliers, except when disclosure is authorized by the Disclosure Committee or required by laws or regulations. Confidential information includes all non-public information that might be of use to competitors, or harmful to the Company or the third parties with whom the Company does business, if disclosed. The obligation to preserve confidential information continues even after employment ends. In connection with this obligation, every employee and consultant should have executed a confidentiality agreement when he or she began his or her employment or consultancy with the Company. Directors, officers, employees and consultants shall use confidential information solely for legitimate company purposes. Directors, officers, employees and consultants must return all of the Company’s confidential and/or proprietary information in their possession to the Company when they cease to be employed by or to otherwise serve the Company.

Bribes, Kickbacks and Other Improper Payments

The U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) is a federal law that exists to prevent corrupt practices in international transactions. The Act prohibits bribery of foreign officials and employees who work for foreign governments. The FCPA prohibits the corrupt payment (or offer, promise or authorization of payment) of anything of value to any foreign official or employee, political party, or candidate for public office, directly or indirectly, for the purpose of obtaining or retaining business, directing business to any person or entity, or securing any improper business advantage.

The FCPA’s prohibitions are applicable to United States organizations and any person, including a foreign person, if they commit a prohibited act in the United States. Further, a United States entity may be held liable under the FCPA for the improper activities of its foreign subsidiaries if the United States entity authorized or participated in the conduct. This Policy ensures BioAmber employees are aware of, monitor, and comply with this statute. For more background information regarding the anti-bribery provisions of the FCPA, please refer to the Resource Guide to the U.S. Foreign Corrupt Practices Act Fact Sheet created by the United States Department of Justice at:  http://www.justice.gov/criminal/fraud/fcpa/guidance/guide.pdf.

It is the policy of the Company that each employee, agent, representative, vendor and other third parties that work with BioAmber (including subsidiaries) comply with the anti-bribery laws of the United States and of the foreign countries where BioAmber does business. Bribery of any kind in the United States and abroad, regardless of foreign custom or practice, is strictly prohibited. No BioAmber employee, agent, representative, vendor or any other third party with which BioAmber works shall make any payment or provide anything of value, to any person, in order to improperly influence that person to secure any advantage for BioAmber, including obtaining or retaining business, or directing business to any person or entity.

It is also the policy of BioAmber that each of its employees, agents, representatives, vendors and all third parties that work with BioAmber make and keep books, records, and accounts, which, in reasonable detail, accurately reflect any transactions and dispositions of the Company and any of its subsidiaries or partners. Any contracts involving, directly or indirectly, foreign officials must be in writing and reviewed by BioAmber’s general counsel prior to execution. Any questions may be directed to the Company’s Chief Financial Officer.

In addition to the federal civil and criminal fines and penalties imposed by the FCPA itself, violators of this Policy may be subject to disciplinary measures imposed by the Company. Penalties for violations will vary with the circumstances, but may include termination.

Compliance Procedures

Communication of Code

All directors, officers, employees and consultants will be supplied with a copy of the Code upon beginning service at the Company and will be asked to review and sign an acknowledgment regarding the Code on a periodic basis. Updates of the Code will be provided from time to time. A copy of the Code is also available to all directors, officers, employees and consultants by requesting one from the human resources department or by accessing the company’s website at www.bio-amber.com.

Monitoring Compliance and Disciplinary Action

The Company’s management, under the supervision of its Board of Directors or a committee thereof or, in the case of accounting, internal accounting controls, auditing or securities law matters, the Audit Committee, shall take reasonable steps from time to time to (i) monitor compliance with the Code, including the establishment of monitoring systems that are reasonably designed to investigate and detect conduct in violation of the Code, and (ii) when appropriate, impose and enforce appropriate disciplinary measures for violations of the Code.

Disciplinary measures for violations of the Code will be determined in the Company’s sole discretion and may include, but are not limited to, counseling, oral or written reprimands, warnings, probation or suspension with or without pay, demotions, reductions in salary, termination of employment or service, and restitution.

The Company’s management shall periodically report to the Board of Directors or a committee thereof on these compliance efforts including, without limitation, periodic reporting of alleged violations of the Code and the actions taken with respect to any such violation.

Reporting Concerns/Receiving Advice

Communication Channels

Be Proactive. Every employee is expected to act proactively by asking questions, seeking guidance and reporting suspected violations of the Code and other policies and procedures of the Company, as well as any violation or suspected violation of applicable law, rule or regulation arising in the conduct of the Company’s business or occurring on the Company’s property. If any employee believes that actions have taken place, may be taking place, or may be about to take place that violate or would violate the Code or any law, rule or regulation applicable to the Company, he or she must bring the matter to the attention of the Company.

Seeking Guidance. The best starting point for an officer or employee seeking advice on ethics related issues or reporting potential violations of the Code will usually be his or her supervisor. However, if the conduct in question involves his or her supervisor, if the employee has reported the conduct in question to his or her supervisor and does not believe that he or she has dealt with it properly, or if the officer or employee does not feel that he or she can discuss the matter with his or her supervisor, the employee may raise the matter with the Chief Financial Officer or the General Counsel.

Communication Alternatives. Any officer or employee may communicate with the Chief Financial Officer or the General Counsel by any of the following methods:

  • In writing (which may be done anonymously as set forth below under “Reporting; Anonymity; Retaliation”), addressed to the Chief Financial Officer or General Counsel by mail to 1250 Rene Levesque West, Suite 4310, Montreal, Quebec, Canada H3B 4W8;

  • By visiting http://bio-amber.ethicspoint.com ; or

  • By e-mail to complianceofficer@bio-amber.com (anonymity cannot be maintained); or

  • By phoning the employee feedback line (the “Feedback Line”) which the Company has established for receipt of questions and reports of potential violations of the Code. The Feedback Line may be reached at (855) 380-8763 and calls may be made anonymously as set forth below under “Reporting; Anonymity; Retaliation.”

Reporting Accounting, Securities Law and Similar Concerns. Any concerns or questions regarding potential violations of the Code, any other company policy or procedure or applicable law, rules or regulations involving accounting, internal accounting controls, auditing or securities law (including FCPA) matters should be directed to the Audit Committee or a designee of the Audit Committee. Officers and employees may communicate with the Audit Committee or its designee (i) by phoning the Feedback Line or (ii) by writing to: Attention: Audit Committee Chair, BioAmber Inc., 1250 Rene Levesque West, Suite 4310, Montreal, Quebec, Canada H3B 4W8. Officers and employees may phone the Feedback Line to communicate anonymously with the Audit Committee.

Cooperation. Employees are expected to cooperate with the Company in any investigation of a potential violation of the Code, any other company policy or procedure, or any applicable law, rule or regulation.

Misuse of Reporting Channels. Employees must not use these reporting channels in bad faith or in a false or unreasonable manner. Further, employees should not use the Feedback Line to report grievances that do not involve the Code or other ethics-related issues.

Reporting; Anonymity; Retaliation

When reporting suspected violations of the Code, the Company prefers that officers and employees identify themselves in order to facilitate the Company’s ability to take appropriate steps to address the report, including conducting any appropriate investigation. However, the Company also recognizes that some people may feel more comfortable reporting a suspected violation anonymously.

If an officer or employee wishes to remain anonymous, he or she may do so, and the Company will use reasonable efforts to protect the confidentiality of the reporting person subject to applicable law, rule or regulation or to any applicable legal proceedings. In the event the report is made anonymously, however, the Company may not have sufficient information to look into or otherwise investigate or evaluate the allegations. Accordingly, persons who make reports anonymously should provide as much detail as possible to permit the Company to evaluate the matter(s) set forth in the anonymous report and, if appropriate, commence and conduct an appropriate investigation.

No Retaliation

The Company expressly forbids any retaliation against any officer or employee who, acting in good faith on the basis of a reasonable belief, reports suspected misconduct. Specifically, the Company will not discharge, demote, suspend, threaten, harass or in any other manner discriminate against, such an officer or employee in the terms and conditions of his or her employment. Any person who participates in any such retaliation is subject to disciplinary action, including termination.

Waivers and Amendments

No waiver of any provisions of the Code for the benefit of a director or an executive officer (which includes, without limitation, for purposes of this Code, the Company’s principal executive, financial and accounting officers) shall be effective unless (i) approved by the Board of Directors or, if permitted, a committee thereof, and (ii) if applicable, such waiver is promptly disclosed to the Company’s shareholders in accordance with applicable U.S. securities laws and/or the rules and regulations of the exchange or system on which the Company’s shares are traded or quoted, as the case may be.

Any waivers of the Code for other employees may be made by the Chief Financial Officer, the Board of Directors or, if permitted, a committee thereof.

All amendments to the Code must be approved by the Board of Directors or a committee thereof and, if applicable, must be promptly disclosed to the Company’s shareholders in accordance with applicable United States securities laws and/or the rules and regulations of the exchange or system on which the Company’s shares are traded or quoted, as the case may be.

ADOPTED: July 18, 2012

FURTHER REVISED BY THE BOARD: December 4, 2012, April 10, 2013 and March 31, 2015
 


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Code de conduite

BioAmber Inc.

Code de conduite et d’éthique des affaires

Introduction

Objet et champ d’application

        Le conseil d’administration de BioAmber Inc. (ci-après nommée, avec ses filiales, la « Société ») a mis au point ce code de conduite et d’éthique des affaires pour faciliter aux administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants de la Société la prise de décisions déontologiques et juridiques lorsqu’ils conduisent les affaires de la Société et exécutent leurs tâches quotidiennes.

        Le conseil d’administration a délégué la responsabilité courante de la gestion et de l’interprétation du code à un responsable de la conformité. Notre directeur financier a été désigné responsable de la conformité de la Société pour ce code. Le conseil d’administration a délégué au comité des candidatures et de la gouvernance d’entreprise la responsabilité de recommander au conseil d’administration des changements, modifications et/ou suppléments à apporter à ce code, en vue de son approbation définitive par le conseil d’administration.

        La Société s’attend à ce que ses administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants fassent preuve de jugement dans la conduite des affaires de la Société, et elle les encourage à consulter fréquemment ce code afin de veiller à agir tant selon la lettre que selon l’esprit de ce code. La Société est consciente par ailleurs que ce code ne donne pas la réponse à toutes les situations susceptibles de se produire, ni à toutes les préoccupations touchant la conduite des affaires de la Société sur les plans déontologique et juridique. Dans ces situations, ou si vous avez d’autres questions ou préoccupations concernant ce code, la Société encourage chaque dirigeant, membre du personnel et consultant à en discuter avec son supérieur (s’il y a lieu) ou, si cela vous met mal à l’aise, avec le directeur financier selon ce code, ou le directeur juridique.

Contenu de ce code

        Ce code compte deux parties qui suivent l’introduction. La première, « Normes de conduite », contient les principes directeurs proprement dits que nos administrateurs, dirigeants et membres du personnel sont tenus de respecter dans la conduite des affaires de la Société. La deuxième partie, « Procédures de conformité », contient des renseignements précis sur le fonctionnement de ce code, notamment le nom du gestionnaire du code et des responsables de fournir des conseils sur la base du code, et la façon de signaler les infractions, d’enquêter à leur sujet et de les sanctionner. Cette partie contient aussi un commentaire sur les dispenses par rapport à ce code et les modifications qui y sont apportées.

Note sur les autres obligations

        Les administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants de la Société ont généralement d’autres obligations juridiques et contractuelles envers elle. Ce code n’a pas pour but de réduire ou de limiter vos autres obligations éventuelles à l’égard de la Société. Les normes de ce code doivent plutôt être considérées comme les normes minimales que la Société attend de ses administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants dans la conduite des affaires de la Société.

Normes de conduite

Santé, sécurité et environnement (SSE)

        Le « zéro accident » est une valeur fondamentale de la Société, qui a pris l’engagement d’instaurer un milieu de travail sûr au profit de ses employés, clients, fournisseurs, entrepreneurs et actionnaires, de la communauté où elle évolue et de tous ceux touchés par ses opérations. Cet engagement comprend la mise en place des mesures voulues pour prévenir les blessures, les maladies et les accidents écologiques. Nous croyons que de solides pratiques et systèmes de gestion des risques offrent une protection à chacun et apportent une contribution utile à la réussite de notre entreprise.

Il appartient à chacun de nous de prendre les mesures voulues pour :
  • lire et comprendre la politique sur la santé, la sécurité et l’environnement (SSE) en milieu de travail;
  • prévenir les blessures ou maladies sur les lieux de travail;
  • contribuer à instaurer un milieu de travail sûr;
  • collaborer avec son équipe à la prise de modalités de SSE qui soient conformes à la politique générale du groupe de SSE.
        Chacun de nous est tenu de prendre un soin raisonnable de sa santé et de sa sécurité, en plus de celles des autres personnes touchées par nos actes. Nous devons tous collaborer afin qu’il soit possible d’assurer la conformité à toutes les obligations imposées par la loi, conformément à notre objectif, soit réaliser l’excellence opérationnelle grâce à une amélioration permanente.

Autres politiques de l’entreprise

        La Société a établi d’autres politiques régissant les comportements au travail (consommation d’alcool et de drogues, prévention du harcèlement, et autres politiques mises en place par la Société). Ce code et ces politiques ne visent pas à réduire ou limiter les autres obligations imposées par ce code ou les politiques. Les normes dans ce code et les politiques doivent plutôt être vues comme les normes minimales que la Société attend de ses administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants.

        Les administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants doivent se conformer aux politiques lorsqu’il y a lieu. Vous êtes tenus de comprendre toutes les obligations et responsabilités relevant de chaque principe et chaque disposition énoncés dans les politiques. De plus, vous êtes tenus de lire et de comprendre toute version révisée des politiques.

Conflits d’intérêts

        La Société admet et respecte le droit de ses administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants de s’adonner aux activités extérieures qu’ils peuvent considérer justes et souhaitables, à condition que ces activités n’entravent pas ou ne nuisent pas à l’exécution des tâches qu’ils doivent à la Société ou à leur capacité d’agir dans l’intérêt de la Société. Dans la plupart des cas, voire tous, cela signifie que nos administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants doivent éviter les situations qui présentent un conflit potentiel ou réel entre leurs intérêts personnels et ceux de la Société.

        Il y a « conflit d’intérêts » lorsque les intérêts personnels d’un administrateur, dirigeant, membre du personnel ou consultant sont contraires aux intérêts de la Société. Un conflit d’intérêts peut survenir dans de nombreuses situations, par exemple lorsqu’un administrateur, dirigeant, membre du personnel ou consultant prend une mesure ou possède un intérêt, une responsabilité ou une obligation extérieure qui peut lui rendre difficile l’exécution objective et/ou efficace, dans l’intérêt de la Société, des responsabilités propres à son poste. Un conflit d’intérêts peut également se produire lorsqu’un administrateur, dirigeant, membre du personnel ou consultant, ou un membre de sa proche famille, tire un avantage personnel (qu’il soit approprié ou non) en raison du poste occupé par l’administrateur, le dirigeant, le membre du personnel ou le consultant dans la Société. La situation de chaque personne est différente, ce qui signifie que pour évaluer sa propre situation, un administrateur, dirigeant, membre du personnel ou consultant doit prendre en compte de nombreux facteurs.

        Toute transaction ou relation normalement susceptible d’entraîner un conflit d’intérêts doit être signalée sans délai au directeur financier. S’il le juge à propos, ce dernier peut en avertir le conseil d’administration, ou un comité de celui-ci. Les conflits d’intérêts réels ou potentiels qui impliquent un administrateur, dirigeant ou membre du service juridique doivent être divulgués directement au président du conseil d’administration.

Conformité avec les lois et les règlements

        La Société s’efforce de mener ses affaires en conformité tant avec la lettre qu’avec l’esprit des lois, règles et règlements applicables. Aucun administrateur, dirigeant, membre du personnel ou consultant ne doit se livrer à une activité illégale dans la conduite des affaires de la Société ou l’exécution de ses tâches quotidiennes au sein de la Société, et aucun administrateur, dirigeant, membre du personnel ou consultant ne peut induire autrui à procéder ainsi.

Protection et utilisation appropriée des biens de la Société

        La perte, le vol et l’usage abusif des biens de la Société ont une incidence directe sur les affaires et la rentabilité de la Société. On attend des membres du personnel, dirigeants, administrateurs et consultants qu’ils protègent les biens de la Société qui leur sont confiés, et qu’ils protègent les biens de la Société en général.

Possibilités d’entreprise

        Il est du devoir des membres du personnel, dirigeants, administrateurs et consultants de faire progresser les intérêts commerciaux légitimes de la Société lorsque l’occasion s’en présente. Il est interdit à tout membre du personnel, dirigeant, administrateur et consultant :
  • de détourner vers lui-même ou autrui toute possibilité repérée grâce à l’utilisation des biens ou de l’information de la Société, ou en conséquence uniquement de son poste au sein de la Société, sauf si ladite possibilité est présentée au conseil d’administration et rejetée par ce dernier;
  • d’utiliser les biens ou l’information de la Société, ou son poste, pour obtenir un avantage personnel indu;
  • de concurrencer la Société.

Loyauté des transactions

        Une concurrence serrée mais légale avec les concurrents, et l’établissement de relations commerciales avantageuses, mais loyales, avec les clients et les fournisseurs, font partie des fondements d’une réussite sur le long terme. Toutefois, une conduite illégale et immorale, qui peut produire des gains à court terme, peut aussi nuire à la réputation et aux perspectives commerciales à long terme d’une société. La Société a donc pour politique que les administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants doivent s’efforcer de traiter dans le respect de l’éthique et de la loi avec les clients, fournisseurs, concurrents et membres du personnel de la Société dans toute transaction commerciale pour le compte de la Société. Aucun administrateur, dirigeant, membre du personnel ou consultant ne peut tirer un avantage déloyal d’autrui, dans les transactions commerciales pour le compte de la Société, par voie d’abus de renseignements privilégiés ou confidentiels, ou de manipulation inappropriée, de dissimulation ou de présentation fallacieuse de faits importants. En outre, tous les administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants doivent respecter les lois antitrust et sur la concurrence déloyale, et les règles commerciales, des États-Unis et de tous les autres pays où la Société fait affaire.

Exactitude des documents

        L’intégrité, la fiabilité et l’exactitude à tous égards importants des livres, documents et états financiers de la Société sont fondamentales pour le succès permanent et futur de ses affaires. Aucun administrateur, dirigeant, membre du personnel ou consultant ne peut induire la Société à mener une transaction dans le but de la documenter ou de l’inscrire d’une manière trompeuse ou illégale. En outre, aucun administrateur, dirigeant, membre du personnel ou consultant ne peut créer une documentation ou des comptes courants faux ou artificiels relatifs à une transaction conclue par la Société. De même, les dirigeants, membres du personnel et consultants chargés de travaux de déclaration comptable et financière ont pour responsabilité d’enregistrer exactement tous les fonds, biens et transactions dans les livres et documents de la Société.

Qualité des divulgations publiques

        La Société est tenue de fournir à ses actionnaires des données complètes et exactes sur sa situation financière et les résultats de ses opérations, selon les exigences des lois sur les titres et valeurs des États-Unis. La Société a pour politique de veiller à ce que les rapports et les documents qu’elle dépose ou soumet à la Commission des valeurs mobilières (Securities and Exchange Commission) des États-Unis, et ses communiqués sur ses résultats et autres communications publiques semblables, contiennent des divulgations loyales, opportunes et compréhensibles. Les dirigeants, membres du personnel et consultants qui ont la responsabilité de ces dépôts et divulgations, y compris les principaux dirigeants exécutifs, financiers et comptables de la Société, doivent faire preuve de jugement et s’acquitter de leurs responsabilités de manière loyale, éthique et objective, afin de respecter cette politique de divulgation. Le comité de divulgation de la Société est essentiellement responsable du suivi des divulgations publiques de la Société.

Délits d’initiés

        Il est interdit aux administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants ayant accès à des renseignements confidentiels d’utiliser ou de partager ceux-ci à des fins d’opérations en Bourse ou à tout autre effet, sauf la conduite de nos affaires. Toute information non publique au sujet de la Société est considérée confidentielle. Il est immoral, et de plus illégal, d’utiliser des renseignements non publics pour en tirer un avantage financier personnel ou pour donner un « tuyau » à d’autres susceptibles de prendre une décision d’investissement en fonction de ces renseignements. Pour faciliter la conformité aux lois sur les délits d’initiés, la Société a adopté des politiques et des procédures régissant les opérations sur titres de la Société par ses administrateurs, cadres, membres du personnel et consultants. Ces politiques et procédures ont été remises à chaque administrateur, dirigeant, membre du personnel et consultant. Si vous avez des questions, veuillez les adresser au directeur financier ou au directeur juridique de la Société.

Confidentialité

        Les renseignements confidentiels produits et recueillis dans le cadre des affaires de la Société occupent un rôle vital dans ses affaires, ses perspectives et sa capacité concurrentielle. Les administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants doivent surveiller les renseignements confidentiels qui leur sont confiés par la Société ou ses partenaires, clients, vendeurs et fournisseurs, sauf si cette divulgation est autorisée par le comité de divulgation ou exigée par les lois ou règlements. Les renseignements confidentiels comprennent toute information non publique qui, en cas de divulgation, pourrait se révéler utile aux concurrents ou nuisible à la Société ou aux tiers avec lesquels la Société fait affaire. L’obligation de préserver les renseignements confidentiels persiste après la fin de l’emploi. En relation avec cette obligation, tout membre du personnel et consultant doit avoir signé un accord de confidentialité au début de son emploi ou de ses fonctions de consultation auprès de la Société. Les administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants se servent des renseignements confidentiels uniquement aux fins légitimes de la Société, à laquelle ils doivent restituer tous les renseignements confidentiels et/ou protégés qu’ils possèdent à son sujet lorsqu’ils cessent de travailler pour elle ou d’être à son service.

Pots-de-vin, commissions clandestines et autres paiements irréguliers

        La loi américaine sur le trafic d’influence étranger (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) est une loi fédérale destinée à empêcher les tractations malhonnêtes dans les transactions internationales. Cette loi interdit le versement de pots-de-vin à des dirigeants et du personnel étrangers qui sont au service de gouvernements étrangers. La FCPA interdit le paiement irrégulier direct ou indirect (ou l’offre, la promesse ou l’autorisation d’un tel paiement) de tout élément de valeur à tout responsable ou personnel, parti politique, ou candidat à un emploi public étranger, dans le but d’obtenir ou de conserver des affaires, de canaliser des affaires vers toute personne ou entité, ou de se procurer tout avantage commercial indu.

        Les interdictions de la FCPA s’appliquent aux organisations des États-Unis et à toute personne, y compris un étranger, qui commet un acte interdit aux États-Unis. En outre, une entité des États-Unis peut être tenue responsable, selon la FCPA, des activités irrégulières de ses filiales étrangères si ladite entité a autorisé cette conduite ou y a participé. Cette politique garantit que les membres du personnel de BioAmber connaissent cette loi, la suivent et s’y conforment. Pour de plus amples renseignements généraux sur les dispositions anticorruption de la FCPA, se reporter au guide des ressources liées à la FCPA, préparé par le département de la Justice des États-Unis, à http://www.justice.gov/criminal/fraud/fcpa/guidance/guide.pdf.

        La Société a pour politique que tous les membres du personnel, agents, représentants, fournisseurs et autres tiers qui travaillent avec BioAmber (y compris ses filiales) doivent respecter les lois anticorruption des États-Unis et des pays étrangers dans lesquels BioAmber fait affaire. La corruption de tout type aux États-Unis et à l’étranger, quelle que soit la coutume ou pratique étrangère, est strictement interdite. Nul membre du personnel, agent, représentant ou fournisseur de BioAmber, ou autre tiers avec lequel BioAmber travaille, ne peut faire des versements ou procurer une chose de valeur afin d’exercer une influence indue sur une personne en vue d’acquérir un avantage à BioAmber, y compris l’établissement ou la conservation de relations d’affaires, ou la canalisation d’affaires vers toute autre personne ou entité.

        BioAmber a également pour politique que tous ses membres du personnel, agents, représentants et fournisseurs, et tous les tiers qui travaillent avec BioAmber, doivent créer et tenir des livres, documents et comptes qui expriment exactement, avec suffisamment de détails, toutes les transactions et cessions de la Société et de toutes ses filiales ou tous ses partenaires. Tout contrat impliquant des dirigeants étrangers, directement ou indirectement, doit revêtir la forme écrite et être analysé par le directeur juridique de BioAmber avant qu’il soit signé. Toute question peut être adressée au directeur financier de la Société.

        Outre les amendes et sanctions civiles et pénales fédérales imposées par la FCPA elle-même, tout contrevenant à cette politique s’expose à des mesures disciplinaires imposées par la Société. Les sanctions pour les infractions varient en fonction des circonstances, mais peuvent aller jusqu’au licenciement.

Procédures de conformité

Communication du code

        Un exemplaire du code est remis à chaque administrateur, dirigeant, membre du personnel et consultant à son entrée en service dans la Société; on leur demande périodiquement d’examiner et de signer un acte de reconnaissance concernant le code. Des mises à jour du code sont fournies régulièrement. De plus, un exemplaire du code est à la disposition de tous les administrateurs, dirigeants, membres du personnel et consultants sur demande faite auprès du service des ressources humaines ou sur le site web de la Société (www.bio-amber.com).

Suivi de la conformité et mesures disciplinaires

        La direction de la Société, sous la supervision de son conseil d’administration ou d’un comité de ce dernier (ou du comité d’audit pour la comptabilité, les contrôles comptables internes, les questions d’audit ou de droit des valeurs et titres), prend régulièrement toutes mesures raisonnables pour i) surveiller la conformité au code, y compris établir des systèmes de surveillance correctement conçus pour enquêter sur les conduites contraires au code et les détecter, ii) selon le cas, imposer et faire respecter les mesures disciplinaires voulues en cas d’infraction au code.

        Les mesures disciplinaires prises à la suite d’infractions au code sont établies à la discrétion exclusive de la Société et comprennent, notamment mais sans s’y limiter, les conseils, les réprimandes verbales ou écrites, les avertissements, la probation ou la suspension avec ou sans salaire, les rétrogradations, les diminutions de salaire, le licenciement ou la résiliation du service et la restitution.

        La direction de la Société fait périodiquement rapport au conseil d’administration ou à un comité de ce dernier concernant ces efforts de conformité, notamment mais non limitativement sous forme de rapports périodiques sur les infractions présumées au code et sur les mesures prises concernant lesdites infractions.

Signalement des préoccupations/Obtention de conseils

Canaux de communication

        Soyez proactif. Chaque membre du personnel doit agir de manière proactive en posant des questions et en demandant des conseils, de même qu’en signalant les infractions possibles au code et à d’autres politiques et procédures de la Société, de même que toutes les infractions réelles ou présumées aux lois, règles ou règlements applicables survenant dans la conduite des affaires de la Société ou se produisant dans les biens de la Société. Si un membre du personnel pense que des mesures prises, pouvant être prises ou étant sur le point de l’être, enfreignent ou enfreindraient le code ou des lois, règles ou règlements applicables à la Société, il doit porter la chose à l’attention de la Société.
 
        Demandez conseil. Le meilleur point de départ, pour un dirigeant ou un membre du personnel en quête de conseils sur des problèmes d’éthique ou de signalement des infractions potentielles au code, est normalement son supérieur. Toutefois, si la conduite en question implique un supérieur ou si un membre du personnel a signalé une telle conduite à son supérieur, mais estime que celui-ci ne s’en est pas occupé comme il convient, ou si le dirigeant ou le membre du personnel ne pense pas pouvoir en discuter avec son supérieur, ce membre peut soumettre la chose au directeur financier ou au directeur juridique.
 
        Modes de communication. Les dirigeants ou membres du personnel peuvent communiquer avec le directeur financier ou le directeur juridique par un des modes suivants :
  • Par écrit (l’anonymat est autorisé, comme indiqué ci-dessous sous « Signalement; Anonymat; Représailles »), adressé au directeur financier ou au directeur juridique par la poste au 1250, boul. René-Lévesque Ouest, bureau 4110, Montréal QC  H3B 4W8;
  • Sur le site http://bio-amber.ethicspoint.com;
  • Par courriel à complianceofficer@bio-amber.com (l’anonymat ne peut être garanti);
  • par la ligne téléphonique de commentaires des membres du personnel (la « Ligne de commentaires ») que la Société a créée afin de recevoir les questions et les signalements d’infractions potentielles au code. Cette « Ligne de commentaires » est accessible au 855-380-8763, les appels pouvant être anonymes comme énoncé sous « Signalement; Anonymat; Représailles ».


        Signalement de préoccupations en matière comptable, concernant le droit des valeurs et titres et problèmes analogues. Il faut adresser au comité d’audit, ou à une personne désignée de ce comité, toute préoccupation ou question concernant des infractions potentielles au code, à toute autre politique ou procédure de la Société, ou aux lois, règles ou règlements en vigueur impliquant la comptabilité, les contrôles comptables internes, les audits ou le droit des valeurs et titres (y compris la FCPA). Les dirigeants et les membres du personnel peuvent communiquer avec le comité d’audit ou sa personne désignée i) en composant le numéro de la ligne de commentaires ou ii) en écrivant à l’attention du président du comité d’audit, BioAmber Inc., 1250, boul. René-Lévesque Ouest, bureau 4110, Montréal, QC  H3B 4W8. Les dirigeants et les membres du personnel peuvent utiliser la « Ligne de commentaires » pour communiquer en tout anonymat avec le comité d’audit.
 
        Coopération. On attend des membres du personnel qu’ils coopèrent avec la Société à l’occasion de toute enquête sur une infraction potentielle au code, à toute autre politique ou procédure de la Société ou à toute loi, toute règle ou tout règlement applicable.
 
        Utilisation abusive des canaux de signalement. Les membres du personnel doivent s’abstenir d’utiliser ces canaux de mauvaise foi ou de manière trompeuse ou non fondée. En outre, les membres du personnel ne doivent pas utiliser la « Ligne de commentaires » pour faire part de griefs sans rapport avec le code ou d’autres problèmes déontologiques.

Signalement; Anonymat; Représailles

        Lors du signalement d’infractions possibles au code, la Société préfère que les dirigeants et les membres du personnel s’identifient, de manière que la Société puisse plus facilement prendre les mesures voulues pour répondre au rapport, y compris mener toute enquête qui s’impose. Toutefois, la Société est consciente que certaines personnes se sentent plus à l’aise si elles signalent une infraction possible en conservant l’anonymat.

        Un dirigeant ou un membre du personnel peut conserver l’anonymat s’il le souhaite. La Société prend alors toutes mesures possibles pour protéger la confidentialité de la personne qui signale l’infraction, sous réserve des lois, règles ou règlements applicables ou de toutes les actions en justice applicables. Toutefois, si le rapport est anonyme, la Société peut ne pas disposer de suffisamment de données pour examiner les allégations, ou encore pour les évaluer ou faire enquête à leur sujet. En conséquence, les personnes qui signalent des infractions sous couvert de l’anonymat doivent fournir tous les détails qui permettront à la Société d’évaluer les choses énoncées dans le rapport anonyme et, s’il y a lieu, d’entamer et de mener l’enquête nécessaire.

Absence de représailles

        La Société interdit expressément les représailles dirigées contre tout dirigeant ou membre du personnel qui, agissant de bonne foi sur des indices qu’il estime raisonnables, signale une inconduite présumée. Plus précisément, la Société s’abstient de congédier, rétrograder, suspendre, menacer ou harceler ce dirigeant ou membre du personnel dans les conditions de son emploi, ou de discriminer de quelque façon contre lui. Toute personne qui participe à des représailles de ce type s’expose à des mesures disciplinaires, y compris le licenciement.

Dispenses et modifications ou amendements

        Une dispense des dispositions du code au profit d’un administrateur ou d’un dirigeant exécutif (notamment mais non limitativement, aux fins du présent code, les dirigeants exécutifs, financiers et comptables principaux de la Société) ne prend effet qu’aux deux conditions suivantes : i) elle est approuvée par le conseil d’administration ou, s’il est permis, par un comité de ce dernier; ii) si elle est applicable, ladite dispense est divulguée sans attendre aux actionnaires de la Société conformément aux lois sur les titres et valeurs des États-Unis et/ou aux règles et règlements de la Bourse ou du système selon lequel les actions de la Société sont négociées ou cotées, selon le cas.
Toutes les dispenses par rapport au code pour d’autres membres du personnel peuvent être accordées par le directeur des finances, par le conseil d’administration ou, s’il est autorisé, par un comité de ce dernier.

        Toutes les modifications du code doivent être approuvées par le conseil d’administration ou un comité de ce dernier et, s’il y a lieu, doivent être divulguées sans retard aux actionnaires de la Société conformément aux lois sur les titres et valeurs des États-Unis et/ou règles et règlements de la Bourse ou du système selon lequel les actions de la Société sont négociées ou cotées, selon le cas.

ADOPTION : Le 18 juillet 2012

RÉVISIONS ULTÉRIEURES PAR LE CONSEIL : 4 décembre 2012, 10 avril 2013 et 31 mars 2015.
 


 

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